Normas de uso

Cobega

NORMAS DE USO CANAL ÉTICO


1. INTRODUCCIÓN

Cobega, S.A (en adelante, “Cobega”), sociedad matriz de Grupo Cobega, dispone del presente Canal Ético con la finalidad de recibir y gestionar aquellas comunicaciones que versen sobre:

  • Consultas sobre el modelo de compliance y/o la normativa interna que lo desarrolla.
  • Denuncias sobre posibles infracciones de la ley, el Código Ético o cualquier otra normativa interna.

El presente Canal Ético se encuentra adaptado a lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y se ha alineado a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (Directiva Whistleblowing)

Las siguientes normas de uso regulan el funcionamiento del presente Canal Ético de acuerdo con lo dispuesto en el Código Ético y en la normativa interna de Cobega.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

En todos los niveles de Cobega existe la obligación de colaborar para crear conciencia de que en la compañía rige un criterio de tolerancia cero con los incumplimientos de la ley, del Código Ético y/o de la normativa interna, por lo que se debe prestar atención a cualquier situación de riesgo o incumplimiento que se pueda detectar. Una vez detectada la situación de riesgo o incumplimiento, ésta deberá ser comunicada de inmediato a través del presente Canal Ético.

El Canal Ético constituirá la vía para que cualquier empleado, colaborador, cliente o proveedor que tenga conocimiento de algún tipo de comportamiento que sea contrario a los principios éticos recogidos en el Código Ético de Cobega, o cualquier tipo de actuación que suponga un incumplimiento de la ley y/o de la normativa interna, pueda denunciarlo a Cobega.

También se pueden realizar consultas a través del Canal Ético sobre el modelo de compliance de Cobega y/o la normativa interna que lo desarrolla.

3. USO DEL CANAL

El Canal Ético permite aportar la siguiente información a través de un formulario web:

3.1. Para realizar consultas

En caso de que se tratará de una consulta, es necesario que la persona se identifique para poder remitirle una respuesta, por lo que serán obligatorios completar las siguientes casillas:

  • Nombre o pseudónimo
  • Correo electrónico
  • Teléfono de contacto
  • Empresa a la que se refiere la comunicación.
  • Incumplimiento o riesgo de incumplimiento que desea comunicar.

En caso de no proporcionar sus datos personales, no se facilitará respuesta alguna a la consulta debido a la imposibilidad de comunicación con esa persona.

El comunicante podrá adjuntar la documentación que considere necesaria para evidenciar los hechos expuestos en su comunicación.

Finalmente, una vez completado todo lo anterior, será necesario la aceptación de las presentes “Normas de Uso” así como de la “Política de privacidad” del Canal Ético para poder completar el formulario y enviarlo para su tramitación.

3.2. Para realizar denuncias:

Datos voluntarios: son los datos para poder conocer al denunciante y ponerse en contacto con el mismo por si fuera necesario recabar más información. No obstante, el denunciante puede solicitar que estos datos no sean comunicados a Cobega o bien efectuar la comunicación de forma anónima y por tanto no aportar ningún dato personal propio, dejando en blanco las casillas que se describen a continuación:

  • Nombre o pseudónimo
  • Correo electrónico
  • Teléfono de contacto

Datos obligatorios: es aquella información que el denunciante debe aportar en el formulario de denuncia. Básicamente se trata de describir los hechos que presuntamente son constitutivos de una infracción de la ley, el Código Ético o de la normativa interna, y la empresa donde han ocurrido presuntamente los hechos. Las casillas del formulario son las siguientes:

  • Empresa a la que se refiere la comunicación.
  • Incumplimiento o riesgo de incumplimiento que desea comunicar.

El denunciante podrá adjuntar la documentación que considere necesaria para evidenciar los hechos expuestos en su comunicación.

Finalmente, una vez completado todo lo anterior, será necesario la aceptación de las presentes “Normas de Uso” así como de la “Política de privacidad” del Canal Ético para poder completar el formulario y enviarlo para su tramitación.

4. GESTIÓN DEL CANAL

El Área de Compliance será la responsable de gestionar el Canal Ético y de atender las comunicaciones que se remitan al mismo, sin perjuicio de que actualmente el Área de compliance haya externalizado la gestión del Canal Ético al despacho Ribas y Asociados (en adelante, “Ribas”).

Una vez que se reciba una comunicación en el Canal Ético, el gestor externo realizará una evaluación inicial de los fundamentos de la comunicación y la remitirá al Área de Compliance para dar comienzo a la tramitación de la misma. Se exceptuará de lo anterior cuando el Compliance Officer sea el objeto de la denuncia, en cuyo caso el Gestor del canal comunicará a la CACR de Cobega para que atiendan dicha denuncia.

El Compliance Officer analizará y resolverá las consultas y denuncias recibidas, dándoles en cada caso el tratamiento que estimen más oportuno. Actuará en cada intervención con total independencia y pleno respeto a las personas afectadas y garantizará, en todo momento, la confidencialidad en el tratamiento de las denuncias que tramite.

En el supuesto de que la tipología de la comunicación recibida no se encuadre en las propias del Canal Ético y exista un canal especifico para su gestión debe ser remitida al mismo, o bien será archivada si se apreciará que se trata de una comunicación vana, trivial o intrascendente.

5. PLAZOS DE RESPUESTA

El denunciante recibirá un acuse de recibo nada más realice la comunicación, conforme se ha registrado su consulta o denuncia en el Canal Ético. Una vez sea resuelta, o en el plazo máximo de 3 meses, recibirá una respuesta por parte del Área de compliance.

6. GARANTÍAS DEL CANAL ÉTICO

Todas las comunicaciones que se reciban a través del Canal Ético se regirán por los siguientes garantías:

  • Medidas de seguridad: el Canal Ético contará con las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para evitar el riesgo de divulgación, indisponibilidad y perdida o destrucción de la información, es decir, se garantizará la confidencialidad, disponibilidad e integridad de las comunicaciones recibidas.
  • Confidencialidad: se garantizará la confidencialidad de la identidad del comunicante, denunciante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de los hechos que se mencionen, teniendo acceso a la comunicación tan solo el personal autorizado.
  • Privacidad: el tratamiento de datos personales se realizará de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos.
  • Respuesta diligente y motivada: las comunicaciones serán contestadas respetando los plazos establecidos y siempre serán suficientemente motivadas dando respuesta a las distintas cuestiones planteadas.
  • Derechos del denunciante: se respetaran los derechos del denunciante, en especial, la ausencia de represalias a los denunciantes de buena fe.
  • Derechos del denunciado: se respetaran los derechos del denunciado, en especial, la presunción de inocencia.

7. DENUNCIAS FALSAS

Se entenderá por denuncia falsa las denuncias realizadas de mala fe, al existir indicios razonables de que la denuncia no es verídica y la información aportada no es veraz.

En el caso de que se detectase una denuncia falsa, se adoptarán contra el denunciante las medidas que correspondan establecidas por la legislación vigente, convenio colectivo o la normativa interna aplicable.